Cover Letter: How to write it effectively

Dream is to achieve not to dream

dream main page

কভার লেটার হচ্ছে এক পাতার একটা লেখা যেটার নিদৃস্ট একটা ফরম্যাট থাকবে। এবং যদি কোন চাকরিতে এপ্লাই করার জন্য কভার লেটার চায় তাহলে সেটা দিতে হবে। তবে বেশির ভাগ ক্ষেত্রে কভার লেটার চায় না। তবে যেখানে যেখানে চায় সেখানে সেখানে জবের জন্য এপ্লাই করার সময় কভার লেটার লিখে দিতে হবে।

তবে যেসব কোম্পানি কভার লেটার চায় তারা কিন্তু সেগুলাকে সিরিয়াসলি নেয়। এবং তারা বেশিরভাগ সময় রেজুমি দেখার আগে সিভি দেখে। তাই কোথাও কভার লেটার চাইলে সেখানে কভার লেটার ছাড়া সিভি দেয়া বোকামি। কারন ইন্টারভিউতে কল পাওয়ার চান্স ৯৫% কমে যায়। কারন কভার লেটার দেখেওরা তিনটা জিনিস দেখতে চেয়েছে।

এক, তোর কাছে কোন একটা জিনিস চাইলে সেটা তুই ঠিক মতো বুঝে সেটা করতে পারস কিনা। দুই, তুই যে এই কাজের জন্য কেন যোগ্য সেটা তুই প্রমাণ করতে পারস কিনা। তিন, তুই ইংরেজি বা ইংরেজিতে লেটার ঠিকমতো লিখতে পারস কিনা। কারণ তারা জানে, একটা রেজুমি বা সিভি বানিয়ে সব জায়গায় দেয়া যায়। কিন্তু কভার লেটার একটা বানিয়ে সব জায়গায় দিয়ে দেওয়া যায় না। বরং এক এক কোম্পানির জন্য কভার লেটার এক একভাবে কাস্টমাইজ করে নিতে হবে।

কভার লেটার লেখার একটা বিশেষ ফরম্যাট আছে সেটা ফলো করতে করতে হবে সেখানে তোর নিজের পরিচয় দিতে হবে। তারপর কেন তারা তোকেই হায়ার করা উচিত সেই বিষয়ে তিন থেকে চারটা গুরুত্বপূর্ন তথ্য দিতে হবে। তাছাড়া যে কয়েকটা জিনিস যেটা রেজুমিতে বলা হয়নি বা বলার জায়গা ছিলো না সেগুলা এইখানে বলা যাবে। একটু হালকা ডিটেইল লিখে।


এছাড়াও কভার লেটার লিখতে গেলে নিচের সাতটা জিনিস মনে রাখতে হবে।

১. রেজুমিতে যে জিনিসগুলা আছে সেগুলা ডাইরেক্টলি বসায় দিবি না বা রিপিট করবি না। কয়েকটা জিনিস প্রমাণ করার চেষ্টা করবি। সেগুলা হচ্ছে তোর কি কি স্কিল তাদের জব রিকোয়ারমেন্টস এর সাথে মিলে। কেন তোকে নেয়া উচিত সেই জিনিসগুলা একটু পয়েন্ট ধরে ধরে বলতে হবে। কারণ তোর রেজুমিতে ওদের এই চাকরির পজিশনের ব্যাপারে তুই কিছুই বলতে পারস নাই। তোর রেজুমি ছিলো তোর কাজ কর্মের ইতিহাস নিয়ে। আর তোর কভার লেটার হবে তোর যোগ্যতার সাথে তাদের চাকরির কি কি মিল আছে। কি কি কারণে তোকে হায়ার করা উচিত।

২. তোর কোন স্কিল এ ঘাটতি থাকলে সেটা বলতে যাবি না। বরং সেই জায়গায় কোন একটা ছোট স্টোরি বলে দিতে পারস যে কোন একটা প্রজেক্টে কাজ করার সময় তুই কোন একটা জিনিস জানতি না তখন তুই কিভাবে দ্রুত শিখে সেটা ওভারকাম করে অন্যদের চাইতে ভালো করে ফেলছিলি। তাইলে তোর পজিটিভ দিকটা ফুটে উঠবে।

৩. ইতিহাস লিখে ভরায় ফেলবি না। বরং জিনিসটা মাঝামাঝি সাইজের মধ্যে রাখার চেষ্টা করবি। যাতে মূল বক্তব্য ১৫০ থেকে ২০০ বোর্ডের মধ্যে তাহে। আর কোন অবস্থাতেই যেন ২৫০ শব্দের বেশি না যায়।

৪. আমাদের বেশিরভাগ মানুষই ইংরেজিতে দূর্বল। গ্রামারে ভুল হয়। তাই কভার লেটার লেখার পর, ইংরেজি ভালো জানে এমন কাউকে দেখিয়ে তোর কভার লেটার কারেকশন করে নিবি।

৫. তোর রেজুমিতে অনেক এক্সটা এক্সপেরিয়েন্স থাকতে পারে। তবে যেসব এক্সপেরিয়েন্স এই কোম্পানির যে পজিশনের সাথে মিলে যাবে শুধু সেগুলা কভার লেটারে হাইলাইট করবি। বাকিগুলা নিয়ে এইখানে তেমন কিছু লিখবি না।

৬. কভার লেটার লিখতে গেলে পোলাপান সবচেয়ে বড় ভুল যেটা করে সেটা হচ্ছে তাদের একটা স্যাম্পল কভার লেটার থাকে সেটাকে কপি পেস্ট করে দেয়। এবং অনেক সময় আগের কোম্পানির নাম বা ঠিকানা চেইঞ্জ করতে ভুলে যায়। যে কোম্পানিকে কভার লেটার দেয়া হলো। তারা কভার লেটার খুলে দেখে অন্য কোন আরেকটা কোম্পানির নামে লেখা লেটার। তারা তো এই লেটার একসেপ্ট করবেই না। বরং বুঝে ফেলবে এই ক্যান্ডিডেট সিনসিয়ার না। তার উপর নির্ভর করা ডিফিকাল্ট। কারন সে ক্লায়েন্টকে এক জিনিস দিতে গিয়ে অন্য জিনিস দিয়ে দিতে পারে। তাই এর এপ্লিকেশন কনসিডারই করবে না। যদি কভার লেটারে এমন কোন ভুল করে থাকে।

৭. সাধারণত একটা কভার লেটার এক পৃষ্ঠার মধ্যেই লিখে শেষ করতে হবে। এর বেশি সাধারণত লিখে না। আর যারা ফ্রেশ গ্রাজুয়েট তাদের এক পাতার চাইতে বড় কভার লেটার হওয়ার তেমন কোন কারণ নাই। তাই সব এক পাতার মধ্যেই রাখার চেষ্টা করবি।


একটা কভার লেটারে ৭টা পার্ট থাকতে পারে

ফরম্যাট: কভার লেটার দেখতে কি রকম হবে সেটা বুঝতে না পারলে। ইন্টারনেটে কভার লেটার স্যাম্পল (cover letter sample) লিখে সার্চ দিয়ে কয়েকটা স্যাম্পল খুঁজে বের করবি। তবে স্যাম্পল ব্যবহার করার সময় সেই স্যাম্পলটা এমেরিকান স্টাইল স্যাম্পল নাকি ব্রিটিশ স্টাইল সেটা খেয়াল রাখার চেষ্টা করবি। যদিও আগে আগে আমাদের দেশে ব্রিটিশ স্টাইল বেশি চলতো। এখন এমেরিকান স্টাইল বেশি চলে। তাই দুইটার যেকোন একটা ফরম্যাট ইউজ করলেই চলবে। তবে তুই নিজে পন্ডিতি করে ফরম্যাট ব্রিটিশ এবং এমেরিকান দুইটার জগা-খিচুড়ি বানিয়ে ফেলবি না।

হেডার হেডারে কয়েকটা জিনিস মাস্ট থাকতেই হবে। তারমধ্যে তারিখ। অর্থাৎ তুই কবে এই কভার লেটার লিখতেছস সেই তারিখ। তারপর কোম্পানির নাম, ঠিকানা। আর এক্সটা আরো কিছু জিনিস থাকতে পারে। যেমন ধর, তোর নাম, ঠিকানা, ফোন নাম্বার এইগুলা কভার লেটারের নিচে যেতে পারে। আবার চাইলে হেডারেও দিতে পারস।

তবে কেউ কেউ অনেক সময় তার রেসুমি এর উপরের অংশে যেরকমভাবে নাম ঠিকানা লেখা আছে, সেই রকমভাবেই লেখে। যাতে তার রেজুমি আর কভার লেটারের উপরের অংশ দেখতে একই রকমের হয়। অর্থাৎ দুইটা ভাই ভাই মনে হয়। তবে এই রকম করতেই হবে এমন কোন কথা নাই। তুই চাইলে গুগলে সার্চ দিয়ে অন্য কোন স্যাম্পল খুঁজে বের করে সেই স্টাইলে লিখতে পারস।

সম্মোধনযার কাছে কভার লেটার লিখবি তার নাম যদি জানস তাহলে তার নামের শেষ অংশকে সম্মোধন করবি। যেমন, Dear Islam . অথবা Dear Mr. Islam লিখতে পারস। তবে তিনি যদি মহিলা হোন তাহলে, তার নামের আগে Ms. না Mrs. না Miss লিখবি সেটা নিয়ে কনফিউশন থাকতে পারে। তুই তো শতভাগ নিশ্চিত না যে সে বিবাহিত না সিঙ্গেল। তাই অল্প হইলেও ভুল হওয়ার চান্স থাকে। আবার কয়েক ক্ষেত্রে নাম শুনে পুরুষ না মহিলা সেটা আলাদা করা সহজ হয়ে উঠে না। তাই Dear Islam লিখে ফেলাই সেইফ।

আর যদি কাকে সম্মোধন করে কভার লেটার লিখতে হবে সেটা না জানস তাহলে Dear Sir/Madam অথবা Dear Hiring Manager বা ডিপার্টমেন্টের প্রধানকে উদ্দেশ্য করে লিখে দিতে পারস। অথবা একটু মডার্ন রাখার জন্য Dear না লিখে, To Whom It May Concern ও লিখতে পারস।

শুরুর প্যারাগ্রাফ (তুই কি চাস)

একটা কথা খেয়াল রাখবি যে, তোর কভার লেটারের প্রথম দুই-তিন লাইন পড়েই একজন হায়ারিং ম্যানেজার ঠিক করবে সে তোর কভার লেটার পুরাটা পড়বে কিনা। তারমানে কভার লেটারের প্রথম কয়েক লাইন ভালো না হয়। প্রচুর উল্টাপাল্টা লেখা বা ভুল থাকে তাহলে সে কভার লেটার পুরাটা পড়বে না। আর রেজুমিও ও ধরবে না। তাই ইন্টারভিউতে ডাক পাওয়ার আশা শেষ।

তাই ফকিরা স্টাইলে শুরুর প্যারাগ্রাফ লিখতে শুরু করবি না। যেমন লিখবি না- In response to your posting for the Software Engineer position, I would like to express my interest. I am positive that I would be successful at this role.

না লিখে কিছুটা একসাইটেড হয়ে লিখবি- I was thrilled to see your posting for the position of Software Engineer. Immediately, I visited your websites and became more interested to know the people, their passion with the cutting edge technologies, interactive and collaborative team environment that is producing great software.

দ্বিতীয় প্যারাগ্রাফ (কেন তোকে হায়ার করবে)

এইটা হচ্ছে মেইন প্যারাগ্রাফ যেখানে তুই বলি কেন তুই এই পজিশনের জন্য বেস্ট ক্যান্ডিডেট। কেন তোকে হায়ার করা উচিত। কি কি স্কিল বা এক্সপেরিয়েন্স থাকার কারণে তুই এই পজিশন উল্টায় ফেলতে পারবি। এইসব হাবিজাবি। চার পাঁচ লাইনের বেশি লিখবি না।

I know that XYZ’s current plans involve developing a comprehensive online portal focused on healthcare-related issues (1). This project is a perfect match for my personal and professional interests and an exciting opportunity to create a unique online base of knowledge for patients and healthcare professionals (2). I would love to leverage my knowledge of SEO marketing and online growth marketing (3) to achieve groundbreaking results with this initiative.

তৃতীয় প্যারাগ্রাফ (এক্সট্রা প্যাঁচাল)এই প্যারাগ্রাফে থাকবে কিভাবে এই কোম্পানি তোর ক্যারিয়ারের জন্য ভালো হবে। কিভাবে এই কোম্পানি তোকে সামনে এগিয়ে যেতে সহযোগিতা করবে। কারণ কোন একটা চাকরির জন্য তুই পারফেক্ট হইলে সেই চাকরিটাও তোর জন পারফেক্ট হতে হবে। তাই দুইটা এক সাথে খাপে-খাপ মিল খাবে। জায়গার অভাব থাকলে এই প্যারাগ্রাফটা বাদ দিতে পারস।

শেষ প্যারাগ্রাফ। বা ক্লোজিং প্যারাগ্রাফ

I would welcome the chance to discuss your digital marketing objectives and show you how my success at ABC can translate into digital and online marketing growth for XYZ.

ল্যান্ড ইউর ড্রিম জব-৭

সঙ্গেই থাকুন::

হুট হাট করে মাঝে মধ্যে লেখা আসবে


FB post




Question or Feedback:

যদি লোকসম্মুখে প্রশ্ন জিগ্গেস করতে বা উপদেশ, বকাঝকা, গালাগালি, হুমকি দিতে সংকোচ লাগে তাইলে ইমেইল করে দেন [email protected]